Сдача СЗВ-ТД, 4-ФСС и других кадровых отчётов через подрядчика

Ведение кадрового учета и своевременная сдача отчетности – неотъемлемая часть работы любой организации. Формы СЗВ-ТД, 4-ФСС и другие регламентированные документы должны быть представлены в соответствующие органы в установленные сроки, с соблюдением всех требований законодательства. Нарушение этих правил чревато штрафами и санкциями со стороны контролирующих органов.

В условиях постоянно меняющегося законодательства, увеличивающихся объемов информации и дефицита квалифицированных кадров, многие компании сталкиваются с трудностями при самостоятельном ведении кадрового учета и сдаче отчетности. В связи с этим, всё большую популярность приобретает передача этих функций на аутсорсинг специализированным компаниям.

Данная статья посвящена рассмотрению вопроса передачи функций по сдаче кадровой отчетности подрядчику. Мы рассмотрим преимущества и недостатки такого подхода, а также ключевые аспекты выбора надежного партнера и организации эффективного взаимодействия.

Кому подходит аутсорсинг кадровой отчётности?

Кому же особенно выгоден аутсорсинг? Перечислим основные категории:

Кому выгодно передать кадровый учёт на аутсорс:

• Малый и средний бизнес: Особенно если в штате нет опытного кадровика или бухгалтера, знающего все тонкости кадрового делопроизводства.
• Компании с высокой текучестью кадров: Большой объем работы по оформлению и отчётности усложняет задачу штатному сотруднику.
• Организации, которые стремятся оптимизировать затраты: Аутсорсинг может оказаться дешевле, чем содержание полноценного отдела кадров (зарплата, налоги, обучение, лицензии на ПО).
• Предприятия, которые хотят минимизировать риски: Профессиональные аутсорсеры гарантируют соблюдение сроков и корректность отчётности, снижая вероятность штрафов за нарушения.
• Компании, заинтересованные в комплексном подходе: Некоторые аутсорсеры предлагают не только подготовку отчётов, но и ведение всего кадрового учёта.

Как выбрать надежного подрядчика для сдачи отчётности

При неправильном выборе подрядчика, вы можете столкнуться с проблемами, такими как неправильно заполненные отчеты, пропущенные сроки сдачи и, как следствие, штрафные санкции. Поэтому важно потратить время на изучение потенциальных партнеров и убедиться в их компетентности и репутации. Обратите внимание на следующие ключевые аспекты:

Критерии выбора надежного подрядчика

• Опыт и репутация: Узнайте, как долго компания работает на рынке, какие у нее отзывы от клиентов и есть ли подтвержденные кейсы успешной сдачи отчетности.
• Квалификация специалистов: Убедитесь, что у подрядчика работают опытные бухгалтеры и кадровые специалисты, знающие актуальные требования законодательства.
• Техническое оснащение: Подрядчик должен использовать современное программное обеспечение для автоматизации процессов и минимизации ошибок.
• Наличие страховки ответственности: Узнайте, застрахована ли ответственность подрядчика на случай ошибок, допущенных при сдаче отчетности. Это позволит компенсировать возможные убытки.
• Стоимость услуг: Не выбирайте подрядчика только по самой низкой цене. Учитывайте соотношение цены и качества предоставляемых услуг.

Рекомендуется запросить у потенциальных подрядчиков отзывы от других клиентов, ознакомиться с их портфолио и провести личную встречу для обсуждения условий сотрудничества и уточнения всех интересующих вопросов. Только так можно принять взвешенное решение и выбрать надежного партнера для сдачи кадровой отчетности.

Какие документы предоставить подрядчику для СЗВ-ТД и 4-ФСС?

Чтобы ваш подрядчик мог корректно сформировать и сдать отчётность СЗВ-ТД и 4-ФСС, ему потребуется полный и актуальный набор данных. Объём и перечень необходимых документов может варьироваться в зависимости от специфики вашей организации и нюансов договорённостей, но есть базовый список, который требуется всегда.

Основа для составления отчётности — это сведения о ваших сотрудниках и их трудовой деятельности, а также данные для расчёта страховых взносов. Предоставление точной и своевременной информации является залогом успешной сдачи отчётности без ошибок и штрафов.

Документы для СЗВ-ТД:

• Информация о приёме, переводах, увольнениях сотрудников за отчётный период. Обязательно укажите дату события, должность, структурное подразделение и основание (номер и дата приказа).
• Сведения о поданных заявлениях сотрудников о выборе формы ведения трудовой книжки (электронная или бумажная).
• Данные обо всех кадровых мероприятиях, которые произошли в отчётном периоде: повышение квалификации, присвоение разряда, изменение наименования должности и другие.
• Копии (сканы) приказов о приеме, переводе, увольнении, и других кадровых событиях.

Документы для 4-ФСС:

1. Штатное расписание организации.
2. Табель учёта рабочего времени за отчётный период.
3. Расчётная ведомость по начисленной заработной плате сотрудникам (форма Т-51 или аналогичная).
4. Документы, подтверждающие право на льготы по взносам на травматизм (если имеются).
5. Документы, подтверждающие проведение специальной оценки условий труда (СОУТ) или аттестации рабочих мест (если проводилась).
6. Информация о численности работающих инвалидов (если имеются).
7. Данные о проведённых обязательных медицинских осмотрах работников.

Ключевые моменты договора с подрядчиком на отправку отчётности

При заключении договора с подрядчиком на отправку кадровой отчётности (СЗВ-ТД, 4-ФСС и др.) крайне важно тщательно изучить все его пункты. Это поможет избежать возможных проблем и финансовых потерь в будущем, а также обеспечит соблюдение законодательства.

Основная цель проверки договора – убедиться, что в нём четко прописаны права и обязанности сторон, предусмотрены меры ответственности за несоблюдение сроков и некорректное предоставление данных, а также учтены вопросы конфиденциальности и защиты персональных данных.

Что необходимо проверить в договоре:

• Предмет договора: Четко определите перечень отчётности, которую подрядчик обязуется формировать и отправлять (СЗВ-ТД, 4-ФСС, ЕФС-1 и т.д.). Убедитесь, что указаны сроки сдачи отчётности и каналы передачи данных (ТКС).
• Ответственность сторон: В договоре должны быть прописаны штрафные санкции для подрядчика в случае нарушения сроков сдачи отчетности, предоставления недостоверных данных или разглашения конфиденциальной информации. Также необходимо предусмотреть ответственность вашей компании за несвоевременное предоставление исходных данных подрядчику.
• Конфиденциальность: Особое внимание уделите пункту о конфиденциальности. Подрядчик должен гарантировать защиту персональных данных сотрудников и неразглашение коммерческой информации. Укажите меры, которые подрядчик обязуется предпринять для защиты данных.
• Порядок взаимодействия: Четко пропишите порядок передачи данных подрядчику, форму и сроки согласования отчетности, а также способы связи для оперативного решения возникающих вопросов. Важно согласовать формат предоставления данных (например, электронные таблицы).
• Стоимость услуг и порядок оплаты: Укажите стоимость услуг подрядчика за каждый вид отчётности или за определенный период. Пропишите сроки и порядок оплаты, а также условия пересмотра стоимости услуг.
• Срок действия договора и условия расторжения: Укажите срок действия договора и условия его досрочного расторжения каждой из сторон. Предусмотрите механизм передачи данных и отчетности вашей компании в случае расторжения договора.

Цена на аутсорсинг кадровой отчётности

Как правило, компании, предоставляющие услуги аутсорсинга, предлагают несколько тарифных планов, отличающихся набором предоставляемых услуг и, соответственно, ценой. Это позволяет выбрать оптимальное решение, соответствующее потребностям и бюджету организации.

Факторы, влияющие на стоимость:

• Количество сотрудников: Чем больше сотрудников, тем больше объём работы по подготовке и сдаче отчётности.
• Система налогообложения: Разные системы налогообложения (УСН, ОСНО) предполагают различный набор отчётности.
• Специфика деятельности: Наличие льгот, особых условий труда, вредных факторов также влияет на стоимость.
• Необходимость дополнительных услуг: Например, кадровый аудит, восстановление кадровой документации.

При выборе подрядчика важно уточнить, что входит в стоимость, какие дополнительные услуги могут потребоваться, и какие гарантии предоставляются. Сравнение предложений нескольких компаний позволит выбрать наиболее выгодное и надёжное решение.

Какая ответственность, если подрядчик допустил ошибку в отчёте?

Делегирование ведения кадрового учета и сдачи отчётности подрядчику не снимает с работодателя ответственности за корректность и своевременность предоставляемых данных. В конечном итоге, именно организация несёт ответственность перед контролирующими органами за нарушения, допущенные при формировании и отправке отчётности, даже если ошибка была сделана подрядчиком.

Размер и характер ответственности зависят от типа отчёта, характера ошибки и её последствий. Возможны штрафы, пени, а в некоторых случаях и административная ответственность для должностных лиц организации.

Ответственность и способы минимизации рисков

Вот основные моменты, касающиеся ответственности и стратегий для снижения рисков:

• Проверка договора с подрядчиком: В договоре с подрядчиком обязательно должен быть чётко прописан порядок ответственности сторон. Необходимо предусмотреть условия возмещения убытков, которые организация может понести из-за ошибок подрядчика.
• Документальное подтверждение: Запрашивайте у подрядчика документальное подтверждение отправки отчетов (квитанции о приеме, протоколы).
• Регулярная сверка данных: Проводите регулярные сверки данных, предоставленных подрядчиком, с первичными кадровыми документами. Это позволит своевременно выявлять и исправлять ошибки.
• Разграничение ответственности: Четко определите, какие именно функции передаются подрядчику, а какие остаются за организацией.
• Страхование ответственности: Подрядчик может застраховать свою профессиональную ответственность. Наличие страховки – дополнительная гарантия возмещения убытков в случае ошибок.

Итог: Делегирование сдачи кадровой отчетности – удобный инструмент, но он требует внимательного подхода к выбору подрядчика и контролю за его работой. Необходимо детально проработать договор, регулярно сверять данные и отслеживать отправку отчетов, чтобы минимизировать риски возникновения ошибок и связанных с ними финансовых потерь.