Что должен передать бизнес при передаче бухгалтерии на аутсорсинг

Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг – это важный шаг для любой компании, стремящейся оптимизировать свои расходы и сосредоточиться на ключевых бизнес-процессах. Однако, чтобы этот переход прошел гладко и эффективно, необходимо тщательно подготовиться и правильно передать всю необходимую информацию и документацию аутсорсинговой компании. Неполная или неточная передача данных может привести к ошибкам в учете, штрафам и, в конечном итоге, к финансовым потерям.

В этой статье мы подробно рассмотрим, какую именно информацию и документы необходимо передать компании, предоставляющей услуги бухгалтерского аутсорсинга. Мы рассмотрим основные категории документов, от учредительных до первичных, и дадим рекомендации по их подготовке и организации. Правильная передача этих данных – залог успешного и долгосрочного партнерства между вашей компанией и аутсорсером, а также гарантия корректного ведения бухгалтерского учета.

Подготовка к передаче бухгалтерии на аутсорсинг требует внимательности и организованности. Важно не просто передать документы, но и обеспечить их полноту, актуальность и доступность для аутсорсинговой компании. Чем лучше вы подготовитесь к этому процессу, тем быстрее и эффективнее будет налажена работа новой бухгалтерской команды, и тем меньше проблем возникнет в будущем.

Что должен передать бизнес при передаче бухгалтерии на аутсорсинг: Список актуальных банковских доступов и ЭЦП

Чтобы избежать этих проблем, необходимо составить и передать полный и актуальный список банковских доступов и ЭЦП, обеспечив новому бухгалтеру все необходимое для бесперебойной работы.

Список актуальных банковских доступов и ЭЦП

• Информация о банковских аккаунтах:
  • Названия банков
  • Номера счетов
  • Типы счетов (расчетный, валютный и т.д.)
• Доступы к интернет-банкингу:
  • Логины и пароли (или инструкции по смене пароля)
  • Информация о лимитах по операциям
  • Список пользователей с правами доступа
• Информация об ЭЦП (электронной цифровой подписи):
  • Данные о владельце ЭЦП
  • Срок действия ЭЦП
  • Назначение ЭЦП (для каких целей используется)
  • Программное обеспечение для работы с ЭЦП (при необходимости)
• Контактные лица в банках:
  • ФИО контактных лиц
  • Должности
  • Контактные телефоны и адреса электронной почты

Важно: При передаче доступов убедитесь в безопасности процедуры и возможности своевременной смены паролей для контроля над банковскими операциями.

Что должен передать бизнес при передаче бухгалтерии на аутсорсинг

При передаче действующих договоров с контрагентами на аутсорсинг идеальным вариантом является предоставление как сканов, так и копий. Оригиналы, безусловно, должны храниться у заказчика, но для оперативной работы аутсорсинговой компании необходимы электронные версии — сканы.

Преимущества передачи сканов договоров:

• Оперативность: сканы позволяют быстро найти и просмотреть необходимый договор.
• Удобство хранения: сканы легко хранить в электронном архиве.
• Безопасность: в случае утери оригиналов, у вас всегда есть электронная копия.

В дополнение к сканам, полезно предоставить копии наиболее важных договоров.

Что должен передать бизнес: Учетная политика

При передаче бухгалтерского учета на аутсорсинг, бизнес должен предоставить актуальную и полную документацию по учетной политике компании. Это необходимо для обеспечения непрерывности и правильности ведения учета, а также соответствия требованиям законодательства.

Учетная политика является ключевым документом, определяющим методы и принципы ведения бухгалтерского учета в организации. Она должна быть разработана в соответствии с действующим законодательством и спецификой деятельности компании.

Состав документации учетной политики:

Передаваемая документация по учетной политике должна включать, как минимум, следующие элементы:

• Приказ об утверждении учетной политики.Обязательно с приложениями.
• Приложения к приказу об учетной политике, в том числе:
  1. Рабочий план счетов бухгалтерского учета.
  2. Формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета.
  3. Методы оценки активов и обязательств.
  4. Порядок проведения инвентаризации.
  5. Лимиты существенности.
  6. Другие положения, раскрывающие особенности ведения учета в организации.( Например, лимит кассы )

Предоставление полной и актуальной информации по учетной политике позволит аутсорсинговой компании эффективно и качественно вести бухгалтерский учет вашего бизнеса, избегая ошибок и несоответствий.

Архив первичных документов при передаче бухгалтерии на аутсорсинг

Передача архива должна быть оформлена документально, с описью передаваемых документов. Важно четко определить формат передачи (бумажный, электронный или комбинированный), а также ответственность сторон за сохранность и доступность документов после передачи. Потребуется также определить, какие операции с архивом будут производиться в дальнейшем, например, сканирование, уничтожение, предоставление доступа для аудита.

Ключевые аспекты передачи архива:

• Полнота и комплектность: Необходимо передать все первичные документы, сформированные за отчетный период, включая договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные, кассовые документы, банковские выписки и т.д.
• Упорядоченность: Документы должны быть систематизированы по датам, контрагентам или видам операций, в соответствии с принятой в компании системой документооборота.
• Документальное оформление: Передача архива должна сопровождаться описью передаваемых документов, подписанной обеими сторонами.
• Формат передачи: Следует четко определить, в каком виде будет передаваться архив – в бумажном, электронном или комбинированном.
• Регламент доступа: Необходимо оговорить правила доступа к архиву после передачи, как для аутсорсера, так и для сотрудников компании.

В случае обнаружения недостающих документов или несоответствий в архиве, необходимо немедленно уведомить аутсорсинговую компанию и принять меры по их восстановлению.

Что должен передать бизнес: ПО и лицензии

При передаче бухгалтерии на аутсорсинг, критически важно предоставить поставщику услуг полный и актуальный перечень программного обеспечения (ПО), которое используется для ведения бухгалтерского и налогового учета. Отсутствие данной информации может привести к задержкам в работе, ошибкам в учете и, как следствие, к финансовым потерям для бизнеса.

Внимательно отнеситесь к передаче информации о лицензиях на используемое ПО. Необходимо уточнить тип лицензии (постоянная, временная, облачная), срок действия, количество пользователей и возможность передачи прав использования. Корректное оформление передачи прав или предоставление временного доступа к лицензиям – залог бесперебойной работы аутсорсинговой компании с вашими данными.

Список необходимой информации о ПО:

• Название используемого ПО (например, 1С:Предприятие, SAP, Axapta, облачные сервисы и т.д.).
• Версия и релиз ПО.
• Конфигурация (например, Бухгалтерия предприятия, Зарплата и управление персоналом).
• Тип лицензии: постоянная или временная.

Ключевые аспекты лицензирования:

1. Серийный номер лицензии.
2. Срок действия лицензии (дата начала и окончания).
3. Количество пользователей, поддерживаемых лицензией.
4. Условия передачи лицензии (если применимо).

Данные о сотрудниках, влияющие на расчет зарплаты

Передача корректных и полных данных о сотрудниках – критически важный этап при передаче бухгалтерии на аутсорсинг. Эта информация напрямую влияет на точность и своевременность расчета заработной платы, уплаты налогов и взносов, а также на соблюдение трудового законодательства. Недостаток или некорректность данных может привести к штрафам, судебным разбирательствам и снижению мотивации персонала.

Четкое понимание того, какие именно сведения необходимо предоставить, позволит избежать недоразумений и обеспечит бесперебойную работу аутсорсинговой компании. Ниже представлен перечень ключевых данных, касающихся сотрудников, которые бизнес должен передать при переходе на аутсорсинг бухгалтерского обслуживания.

Перечень необходимых данных о сотрудниках

Для корректного расчета заработной платы аутсорсер должен обладать следующей информацией:

• Основные данные:
  • ФИО сотрудника
  • Дата приема на работу
  • Табельный номер (при наличии)
  • ИНН и СНИЛС
  • Паспортные данные (для оформления платежных документов)
  • Контактная информация (адрес, телефон)
• Информация о должности и оплате труда:
  • Должность
  • Структурное подразделение
  • Размер оклада/тарифной ставки
  • Система оплаты труда (повременная, сдельная, премиальная)
  • Наличие надбавок и доплат (за стаж, за вредность, за особые условия труда и т.д.)
  • Информация о премиях (положение о премировании, условия начисления)
• Информация о рабочем времени:
  • График работы (полный рабочий день, неполный рабочий день, сменный график и т.д.)
  • Учет рабочего времени (табель учета рабочего времени)
  • Информация о сверхурочных работах, работе в выходные и праздничные дни
• Информация об отпусках и больничных:
  • Остаток неиспользованных отпусков
  • Копии приказов об отпусках и больничных листах
• Информация об удержаниях:
  • Размер и основания для удержаний (алименты, исполнительные листы, займы и т.д.)
• Информация для расчета НДФЛ и страховых взносов:
  • Право на применение налоговых вычетов (стандартные, социальные, имущественные)
  • Наличие статуса резидента РФ
  • Информация об инвалидности (при наличии)
• Банковские реквизиты для перечисления заработной платы.
• Все штатные расписания, действующие на момент передачи.

Дополнительно, при необходимости, могут потребоваться копии трудовых договоров, приказов о приеме, переводе, увольнении, а также другие документы, подтверждающие вышеуказанную информацию.

Важно: Убедитесь, что вся информация, передаваемая аутсорсинговой компании, является актуальной и полной. Своевременно сообщайте обо всех изменениях, касающихся сотрудников (изменение оклада, графика работы, появление оснований для удержаний и т.д.). Это позволит избежать ошибок в расчетах и обеспечит бесперебойную работу вашей бухгалтерии.

Подводя итог, корректная и полная передача данных о сотрудниках является фундаментом эффективного сотрудничества с аутсорсинговой компанией. Затратив время на подготовку и проверку информации, вы обеспечите точность и своевременность расчета заработной платы, минимизируете риски возникновения ошибок и штрафных санкций, а также повысите уровень удовлетворенности ваших сотрудников.